samenvatting hoofdstuk 2

Procesmanagement gepositioneerd

Besluitvorming dient het resultaat te zijn van een proces van interactie tussen de instanties, de overheden onderling en de omliggende partijen waarmee gewerkt wordt.

Tijdens dit proces van besluitvorming verschuift de aandacht heel vaak van organisatie en project naar het proces zelf. De gedachte hier achter is dat het proces een ingewikkelde en hoogwaardige functie inneemt, maar waarbij het proces zelf wel ontworpen en gestuurd kan worden.

Procesmanagement  onderscheidt zich in verschillende manieren van andere stijlen:

Als er bij een ontwikkelingsvraagstuk te weinig aandacht is voor het proces, wil dat zeggen dat er op een van de andere aspecten van het project te veel aandacht is:

-        de inhoud

-        command and control,

-        project en

-        chaos.

Proces VS inhoud:

In de ruimtelijke wetenschap wordt de procesmatige tegenover de inhoudelijke benadering toegepast.

Door de ruimtelijke nadruk op de wereld wordt er door planologen meer gekeken naar bijvoorbeeld concepten, stedenbouwers en de samenhang van de gebouwen.

Het probleem dat hierbij komt kijken is dat er geen feitelijke informatie aanwezig is en de oplossing voor een probleem redelijk moeilijk te vinden is.

Om dit probleem te voorkomen is er een zogenaamde package deal in het leven gebracht waarin afspraken en besluiten op dit gebied worden vastgelegd.

Proces vs command and control:

Bij een hedendaagse procesbenadering ligt de nadruk op openheid en communicatie. Hierdoor kan worden gesproken over een open procesbenadering waarbij organisaties met elkaar onderling ruimtelijke vraagstukken bespreken.

Bij deze benadering ligt de nadruk op interactie tussen organisaties, een systeem dat op gespannen voet staat met de klassieke vorm.

De klassieke vorm heeft zijn stempel namelijk vooral liggen op een “dominante organisatiegerichte”-benadering,  waarbij meestal  één  organisatie de leiding heeft, doelen bepaalt en de te gebruiken methodiek bepaalt. Ook moeten de niet-leidende projectleden verantwoording afleggen bij het hoofd van de organisatie, iets dat veel onderlinge spanningen veroorzaakt.

Veel organisaties  worden niet beoordeelt op hun interactie, maar vooral op cijfers van het verrichtte werk. Vaak wordt in de praktijk een open procesmatige benadering overheerst door de

command and control benadering.

Proces vs project:

Een proces benadering ligt tegenover een projectbenadering.

Als er zich problemen voor doen tijdens een projectbenadering is de aanname dat het probleem en oplossing redelijk stabiel is. Klopt dit, dan is de projectmanagerial-techniek toe te passen:

- Duidelijke doelstelling

- Duidelijk tijdpad

- Duidelijke randvoorwaarden

-Vooraf gesteld eindproduct

Mocht de activiteit die op dat moment plaatsvind is van dynamische aard zijn, dan kan er beter voor een procesbenadering worden gekozen. De ontstane dynamiek vind zijn oorzaak in interne en externe problemen:

- Interne:            Tijdens het proces komt men erachter dat het project complexer en groter is dan verwacht.

- Externe:           Externe bedrijven komen met hun eigen ontstane probleem en door hun zelf ontwikkelde oplossingen, hierdoor is het project niet meer de verbindende factor en ontstaan verschillende deelprojecten.

Proces vs chaos:

Tijdens  een proces is het duwen en trekken geblazen om tot een oplossing te komen die zoveel mogelijk belangen behartigd. Deze fase van “duwen en trekken”  kenmerkt zich vooral door het feit dat veel besluiten niet genomen worden, terwijl in deze fase juist knopen moeten worden doorgehakt.

Om dit proces van onduidelijkheid te voorkomen treedt er besluitvorming bij procesbenadering toe, compromissen worden gemaakt. Deze methode van besluitvorming zorgt ervoor dat de partijen minder in opstoot met elkaar komen. Dit wordt  gedaan door “spelregels” op te zetten om transparantie in de besluitvorming en orde in de chaos aan te brengen.

Het procesmanagement bevat dus risico’s, maar ook veel oplossingen overde manier van beheersing van deze risico’s.

Als we naar de overheid kijken wordt duidelijk dat de bedoeling van de overheid vooral is om afstand te doen van twee gedachtes tijdens een procesbenadering:

- De gedachte dat de overheid een monopolie van kennis heeft

- De gedachte dat de overheid een monopolie van macht heeft

Om deze gedachte weg te laten ebben is het de bedoeling dat de overheid de klassieke vorm van sturing toepast. Deze wijze van procesmanagement wordt beschouwd als een instrument om zo effectief mogelijk te communiceren, hoewel dit is niet de beste manier is om actoren te laten overleggen en compromissen te sluiten. Deze manier wekt hoogstwaarschijnlijk weerstand van verschillende actoren.

Om het hiervoor genoemde problemen te reduceren wordt procesbenadering gebruikt en procesafspraken worden gemaakt.

Deze procesafspraken moeten voldoen aan:

-        Openheid van besluitvorming garanderen.

-        Overheid moet zich terughouden opstellen.

-        Elke partij moet de procesafspraak respecteren.

Een belangrijke waarde voor de procesmanager is de beheersbaarheid. Kiest de procesmanager echter voor de procesbenadering, dan moet de beheersbaarheid op worden geofferd omdat onderhandelingen en compromissen bijna niet beheersbaar zijn.

Het proces wordt echter ook beheersbaar door  een hele strakke visie op te zetten waar niet afgeweken van kan worden. Dit zorgt voor en fuik die op te lossen is door:

-        Politici moeten zich kunnen verantwoorden

-        Maatschappelijke organisaties hebben een mobiliserende functie

-        Bedrijven hebben als kernwaarde de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens

De besluiten die worden genomen kunnen erg “stroperig” zijn, wat geen draagvlak creëert en ook geen besluit tot stand zal brengen. Procesmatige sturing heeft dan ook alleen effect in combinatie met “command and control”:

- “command and control” ontstaat omdat het proces tot een bevredigend resultaat heeft geleid

- “command and control” ontstaat omdat coöperatie is mislukt

- “command and control” door de ruimte die is ontstaan

- “command and control” als aanjager van een coöperatie

- “command and control” als public performance

Een overheid zal omschakelen van “command and control” naar procesbenadering wanneer het inhoudelijk niet mogelijk is om gezaghebbende ontwikkelingen te realiseren.

Een grote risico van deze procesbenadering is dat de besluitvorming te weinig inhoud heeft, niet compleet verrijkend en niet innovatief wordt. Om dit te voorkomen is het dan ook handig om een inhoudsdeskundige te gebruiken om vroeg in het proces een variatie van problemen en oplossingen te genereren.

Gedurende een onderhandeling van  processen is het belangrijk om afspraken te maken die voor elke partij voordelig zijn. Hierdoor is moeilijk om het resultaat van deze onderhandelingen te legitimeren, een probleem dat de projectbenadering voor een deel oplost. Fases, doelen, producten en deadlines zijn universele richtlijnen voor het gehele project die voorop staan in de realisatie van de gebiedsontwikkeling.

Om deze reden wordt projectbenadering (de verantwoording) dan ook “frontstage” genoemd, de procesbenadering (de besluitvorming) krijgt de bijnaam “ backstage”.